Lorsque l’administration fiscale envisage un contrôle de l’entreprise, elle précisera les années sur lesquelles portera ce contrôle.

Rappelons que toute entreprise est dans l’obligation de tenir une comptabilité, ce qui implique d’être en mesure de présenter livre-journal, grand-livre, balances, inventaires…et toute pièce justificatif des dépenses de l’entreprise. Ces pièces justificatives et notamment les factures doivent être conservées pendant une durée de dix ans à compter de la clôture de l’exercice, à l’exception des documents fiscaux et juridiques tels que les livres, registres, documents, ou pièces sur lesquels l’administration peut exercer son droit de contrôle pouvant être conservés pendant six ans.

C’est la raison pour laquelle il est préférable de recourir à un mode d’archivage dématérialisé. Cela suppose de respecter certaines conditions, à savoir respecter les conditions garantissant leur reproduction à l’identique.

Afin de garantir l’intégralité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé au format PDF dans le but de garantir l’interopérabilité de systèmes et la pérennisation des données et est assorti, soit d’un cachet serveur, soit d’une empreinte numérique soit d’une signature électronique, soit de tout dispositif sécurisé équivalent.

L’administration fiscale précise que les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, fait l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant la durée de conversation.