Les charges que vous pouvez facturer à votre locataire sont les charges dites locatives. En location vide, comme en location meublée, la liste de ces charges est fixée de manière règlementaires.
Les charges récupérables se répartissent en 3 grandes catégories de dépenses :
– les dépenses des services liées au logement et à l’usage de l’immeuble
– les frais d’entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l’immeuble
– les taxes locatives.

Vous pouvez facturer à votre locataire les frais liés à l’électricité ainsi que ceux liés au contrat d’entretien de l’ascenseur (vérification réglementaire, fourniture de produits ou de petits matériaux d’entretien, menues réparations de la cabine, des paliers et des fusibles).

Certaines dépenses relatives à la consommation d’eau et au chauffage sont récupérables. Les dépenses à la charge du locataire concernent essentiellement le chauffage et la production d’eau chaude ainsi que la distribution d’eau dans les parties privatives. Vous pouvez vous faire rembourser par votre locataire certains frais engagés pour l’entretien des parties communes. Les dépenses relatives à l’entretien et à l’exploitation des espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux) peuvent être récupérées sur votre locataire.

Si le logement est loué vide, le locataire paie chaque mois ou tous les trimestres une « provision sur charges » en même temps que son loyer. Le montant de cette provision est calculé en fonction des chiffres arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ou du budget prévisionnel si le logement est en copropriété. Il doit être mentionné dans le contrat de bail. La provision payée par le locataire est régularisée chaque année en fonction des dépenses réelles.
Si le logement est loué meublé le locataire paie soit une provision sur charges comme pour les logements loués vides ou des charges forfaitaires au propriétaire, calculées en fonction de l’indice de référence des loyers.
Vous devez adresser à votre locataire un décompte des charges un mois avant la régularisation annuelle des charges locatives. Le locataire peut aussi vous faire la demande d’un décompte même sans régularisation.
Chaque poste de dépense doit être renseigné, ce qui incombe au propriétaire et au locataire, ainsi que le mode de répartition entre les locataires (si le logement est situé dans un immeuble collectif). Ce document doit permettre au locataire de vérifier que les charges qui lui sont réclamées lui sont bien imputables et de comprendre les variations susceptibles de se produire d’une année sur l’autre.
Le décompte des charges permet de calculer le différentiel entre la provision déjà versée par le locataire et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l’année.
Vous pouvez demander un complément de charges, si la provision est inférieure au montant exact des charges locatives. Dans le cas contraire, vous devez reverser le trop-perçu à votre locataire.