Les ouvriers travaillant sur les chantiers sont amenés à se déplacer de façon régulière, occasionnelle ou continue sur de courtes et longues distances. En tant qu’employeur relevant de la branche du bâtiment, vous avez des obligations particulières liées à votre convention collective.

Les petits déplacements dans le BTP

En effet, s’agissant de petits déplacements, les ouvriers du bâtiment peuvent bénéficier d’une indemnité forfaitaire de panier repas lorsqu’ils sont dans l’impossibilité de regagner le siège de l’entreprise ou leur domicile. Le montant de cette indemnité est fixé conventionnellement et varie en fonction de chaque région. Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 9,40€ par repas au titre de l’année 2021.

Aussi, la convention du bâtiment ouvrier prévoit de compenser le temps de trajet de l’ouvrier ainsi que les distances parcourues calculées au kilomètre. Cette indemnité de trajet a pour objet d’indemniser, sous une forme forfaitaire, la sujétion que représente pour l’ouvrier la nécessité de se rendre quotidiennement sur le chantier et d’en revenir. L’ouvrier en déplacement doit obligatoirement en bénéficier sauf lorsque celui-ci est logé gratuitement par l’entreprise à proximité du chantier. Le montant de cette indemnité forfaitaire est fixé conventionnellement et varie en fonction de chaque région et zones concentrique de déplacement du salarié.

L’indemnité de frais de transport a pour objet d’indemniser forfaitairement les frais de transport engagés quotidiennement par l’ouvrier pour se rendre sur le chantier quel que soit le moyen de transport utilisé. Celle-ci n’est cependant pas due lorsque l’ouvrier n’engage pas de frais de transport :

• si l’employeur assure gratuitement le transport du salarié ou rembourse son titre de transport;
• si l’ouvrier utilise un véhicule mis à sa disposition par l’entreprise (mis à disposition de façon permanente ou mis à disposition à l’entreprise).

Le montant de cette indemnité forfaitaire est fixé conventionnellement et varie en fonction de chaque région en fonction des mêmes zones que celles applicables aux indemnités de trajet. Cette indemnité de transport vient rembourser forfaitairement les dépenses engagées par le salarié pour se rendre sur le chantier, celle-ci est donc exonérée de cotisations sociales.

L’indemnisation des grands déplacements

Certains salariés sont amenés à se déplacer de façon régulière, occasionnelle, ou continue sur de longues distances. Nous parlerons de grand déplacement lorsqu’un salarié sera empêché de regagner son domicile en fin de journée. Afin d’indemniser les frais causés par la mobilité du lieu du travail, l’employeur doit prendre en charge les dépenses supplémentaires de nourriture et logement, soit sur la base des frais réellement engagés sur justificatif, soit sur la base d’une indemnité forfaitaire. Le remboursement des frais professionnels ne constitue pas un élément de salaire soumis à cotisation sociale.

En cas de contrôle de l’administration, il appartiendra à l’employeur d’apporter la preuve de l’occurrence du chantier ou de l’évènement, et de démontrer que le salarié a été dans l’impossibilité de regagner son domicile.

L’employeur a l’obligation d’indemniser les frais de nourriture et de logement aux salariés en grand déplacement :

• Soit sur la base des frais réellement engagés et sur présentation des justificatifs fournis par le salarié. Le salarié doit formaliser les frais afférents à son déplacement par une note de frais en y joignant le justificatif de ses dépenses. L’employeur procède au remboursement des frais engagés.

• Soit sur la base d’une indemnité forfaitaire. L’employeur peut opter pour une indemnisation forfaitaire du déplacement. Le salarié devra tout de même formaliser son déplacement par une note de frais mais n’aura pas à justifier ses dépenses de nourriture et de logement.

Les services de l’Urssaf fixent la limite d’exonération des allocations forfaitaires de déplacement. L’employeur peut fixer une indemnité forfaitaire inférieure à limite maximale d’exonération fixée par les services de l’Urssaf. Le montant de ces indemnités forfaitaires aura un caractère collectif. Si l’employeur décide de fixer un montant supérieur à la limite d’exonération des services de l’Urssaf, alors la fraction excédentaire est soumise à cotisations sociales.

L’indemnisation des frais de repas

Les salariés en déplacement peuvent engager des frais de repas. Ceux-là seront considérés comme des frais professionnels dès lors qu’il sera démontré que le salarié n’a pu regagner son domicile ou le siège de l’entreprise à l’heure du repas.

Constituent des frais professionnels, les dépenses engagées par les salariés afin de s’alimenter à l’heure habituelle des repas lors d’un déplacement professionnel, et lorsque leurs conditions de travail les empêchent de regagner leur domicile.

Aussi, le caractère de frais professionnels ne sera acquis uniquement si l’employeur est en mesure d’établir l’impossibilité des salariés de rejoindre leur domicile ou leur lieu de travail pour les repas. Si l’employeur n’est pas en mesure de justifier que ces conditions sont réunies, les indemnités doivent être considérées comme un complément de rémunération soumis à cotisations sociales.

L’impossibilité de regagner son domicile ou son lieu de travail est à définir en fonction de la durée de la pause déjeuner et de la durée pour regagner le domicile du salarié ou l’entreprise. Le remboursement des frais de repas est à formaliser par une note de frais.

De ce fait et selon les circonstances, les salariés seront contraints de prendre leur repas au restaurant, sur le lieu de travail ou hors des locaux de l’entreprise.