A l’horizon 2020, toutes les entreprises, y compris les TPE-PME, devront dématérialiser les factures qu’elles adressent à l’Administration publique. Chez les entreprises de plus de 250 salariés, la dématérialisation des factures est déjà obligatoire dans leurs rapports avec l’Administration. D’ici à 2020, cette obligation sera étendue à toutes les sociétés, quel que soit le nombre de salariés qu’elles emploient. Elles y en tireront un ensemble d’avantages administratifs, économiques, écologiques…
Comme celles qui sont imprimées, les factures dématérialisées doivent être rédigées en français, en deux exemplaires (dont l’original à l’intention du client). Elles doivent faire apparaître les mêmes mentions obligatoires que celles qui sont imprimées, à savoir :
La date d’émission de la facture ;
La désignation de l’émetteur et du destinataire ;
Un numéro de facture ;
Un numéro de bon de commande si le contrat le prévoit, ou un numéro « d’engagement » transmis par l’Administration ;
Le code d’identification du service en charge du paiement ;
La date ou le délai de livraison des produits ou d’exécution des travaux ou services ;
Le nombre et la description des produits, travaux ou services facturés ;
Leur prix unitaire HT, ou leur prix forfaitaire ;
Le montant total HT de la facture et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de TVA ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ou de l’auto-liquidation ;
L’authenticité et l’intégrité du contenu d’une facture dématérialisée doivent être garanties : soit au moyen d’une signature électronique ; soit par des contrôles assurant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services ; soit par l’utilisation d’un mode de transmission sécurisé, préalablement déterminé entre les parties (progiciel de gestion intégrée, télécopie reçue en version électronique, courriel avec un fichier PDF en pièce jointe…).
A NOTER : Concernant la transmission des factures dématérialisée à l’Administration, la loi impose aux entreprises de les adresser via un portail de facturation dédié, dénommé Chorus Pro. Celui-ci garantit leur réception immédiate, assure l’intégrité des données transmises ainsi que la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des échanges.
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